Einfache Buchhaltung für Selbstständige – einfach erklärt

Ich kam nicht umhin, mich zu fragen... wäre es nicht schön, sich einfach in die Buchhaltung zu verlieben? 

Singles auf der Suche müssen sich mit vielem herumschlagen. Überfüllte Dating-Apps, Catfish-Profile und schlechte erste Dates sind nur der Anfang. Da haben es die Selbstständigen – die Singles der Arbeitswelt – bis zu einer gewissen Umsatzgrenze deutlich einfacher: Ihr Rendezvous im Schweizer Steuersystem ist durch die «Einfache Buchhaltung» gar nicht so kompliziert. Oder kann etwas wirklich schwierig sein, das auch als «Milchbüechli» bezeichnet wird? 

Wie Sie die Steuererklärung so einfach ausfüllen wie ein Tinder-Profil und warum es trotzdem eine gute Idee ist, dabei von Anfang an für Ordnung zu sorgen.  

Einfache Buchhaltung für Selbstständige – oder nicht? 

Wenn es um die Steuer geht, haben Selbstständige in der Schweiz die Wahl: Anders als juristische Personen, also beispielsweise eine AG oder GmbH, müssen Sie nicht unbedingt die doppelte Buchhaltung wählen. Eine einfache Buchhaltung kann völlig ausreichend sein. 

In der Steuer wie in der Liebe gibt es schliesslich verschiedene Mittel und Wege, ans Ziel zu kommen. Lassen Sie uns diese beiden Möglichkeiten also genauer betrachten. 

Einfache Buchhaltung: Das Tinder der Steuern 

Bis zu einem Jahresumsatz von CHF 500'000 dürfen Selbstständige die «einfache Buchhaltung» nutzen. Hier stellen Sie einfach Ihre Einnahmen den Ausgaben gegenüber und listen Ihre Vermögensgegenstände auf. Eben weil das Prinzip so simpel ist, wird die einfache Buchhaltung auch als Milchbüechlirechnung bezeichnet. Selbstständige können sogar alles über ihr privates Bankkonto abrechnen. Ein getrenntes Geschäftskonto macht die Buchhaltung aber deutlich übersichtlicher. 

Das Milchbüechli ist also genauso einfach, wie auf Tinder die ersten Matches zu finden. Trotzdem sollten Sie weiterlesen, denn es gibt immer etwas zu beachten. Das erste Match muss schliesslich nicht direkt das perfekte Match sein. 

Doppelte Buchhaltung: Das Parship der Steuern 

Ab einem Umsatz von CHF 500'000 pro Jahr müssen auch Selbstständige eine doppelte Buchhaltung führen. Sie wird auch als kaufmännische Buchhaltung bezeichnet und umfasst unter anderem einen Kontenplan, die Bilanz und die Erfolgsrechnung.  

Hier wird es also ernst – und genau deshalb ist die doppelte Buchhaltung das Parship der Steuern. Man meldet sich schliesslich nicht bei Parship an, wenn man nicht auf der Suche nach etwas Ernstem ist. Trotzdem kann die doppelte Buchführung auch unter der Umsatzgrenze sinnvoll sein: etwa, um sich auf Wachstum vorzubereiten oder Kreditverhandlungen mit Banken zu erleichtern.  

Ob eine doppelte Buchführung für Sie sinnvoll ist, besprechen wir gerne persönlich mit Ihnen. In Sachen Liebe können wir nicht helfen, in Steuerbelangen dafür umso mehr. 

Einfache Buchhaltung – so simpel wie ein Tinder-Profil 

Kann die Buchhaltung also wirklich so leicht wie Tinder sein? Wer schon einmal ein Tinder-Profil erstellt hat, weiss: Es geht zwar schnell und einfach, trotzdem lohnt es sich, etwas mehr Zeit und Mühe zu investieren. Denn so holen Sie das Beste aus Ihrem Dating-Profil heraus. Und genauso verhält es sich mit der einfachen Buchhaltung. 

Einnahmen: Was Ihr Tinder-Profil verrät 

Beim Online-Dating geht es zunächst darum, die richtigen Informationen über sich selbst preiszugeben. Den nächsten Partner interessiert wahrscheinlich vor allem Ihr Beruf, was Sie gerne tun und was Sie sonst so ausmacht. In der Liebe soll es schliesslich auf vielen Ebenen passen. 

Für Ihre Selbständigkeit ist nur das Berufliche interessant, denn zunächst müssen Sie Ihre Einnahmen anführen. In der einfachen Buchführung sind Einnahmen alles, was an Kunden verrechnet wird – von der Beratung bis zum Verkauf von Produkten kann das je nach Branche stark variieren.  

Wichtig ist, dass in der einfachen Buchhaltung sämtliche Einnahmen eines Steuerjahres angeführt werden. Dabei entspricht das Steuerjahr einfach dem Kalenderjahr. Folgendes sollten Sie dabei jedenfalls beachten: 

• Sie können nach der «Ist»- oder der «Soll»-Methode abrechnen. Wenn eine Rechnung im Dezember gestellt aber erst im neuen Jahr bezahlt wird, fällt sie je nach Methode in das laufende oder das folgende Kalenderjahr. Entscheiden Sie sich für eine Variante und halten Sie sich an diese Logik. 

• Falls Sie in verschiedenen Währungen abrechnen, muss das auf der Einnahmenrechnung ersichtlich sein. 

• Ab einem Umsatz von CHF 100'000 besteht eine Mehrwertsteuerpflicht in der Schweiz. Sie können sich auch darunter freiwillig anmelden – aber dazu gleich mehr. Jedenfalls muss die verrechnete Mehrwertsteuer unbedingt bei den Einnahmen angeführt werden. 

Die einfache Buchhaltung klingt trotzdem kompliziert? Dann lassen Sie uns die Grundlagen einfach persönlich besprechen. Wir verkuppeln Sie gerne mit dem Steueramt. 

Ausgaben: Was Sie von Tinder-Matches erwarten 

Sich selbst im guten Licht darzustellen – das ist nur eine Seite des Online-Datings. Sie müssen auch wissen, wonach Sie suchen, um es zu finden. Bei Tinder können Sie etwa das Alter oder den Wohnort für das Match-Making eingrenzen.  

Bei der einfachen Buchhaltung geht es dagegen darum, Ihre Steuerlast zu senken, indem Sie Ihre Ausgaben geltend machen. Sie können alle Kosten abziehen, die mit der Selbstständigkeit zusammenhängen: vom Kugelschreiber über Fahrtkosten und Mittagessen mit Kunden bis zur Haftpflichtversicherung. Auch die Sozialversicherung fällt hier hinein. Dazu haben wir gleich noch einen Tipp. 

Gerade bei Selbstständigen verschwimmen oft die Grenzen und damit auch die Kosten zwischen Arbeit und Privatleben. So können Sie beispielsweise auch Anteile der Miete oder Mobilfunkkosten absetzen, wenn Sie von zu Hause arbeiten oder das Mobiltelefon privat und beruflich nutzen. Dabei sind Vernunft und Augenmass wichtig, denn zwei Extreme sollten sie vermeiden: 

• Manche Selbstständige geben viel zu wenige Kosten an. Sie wissen gar nicht, welche Ausgaben Sie überhaupt abziehen können. Das wäre, als würden Sie auf Tinder überhaupt keine Einschränkungen machen. 

• Andere Selbstständige führen alle privaten Ausgaben in der einfachen Buchhaltung an. Das ist natürlich auch nicht erlaubt. Da könnten Sie gleich bei Tinder einstellen, dass Ihr Match in der Wohnung nebenan wohnen und Thomas heissen soll. (Aber dann könnten Sie Thomas auch einfach Mal persönlich ansprechen, oder nicht?) 

Besonders bei den Ausgaben empfehlen wir Ihnen, eine Steuerberatung zu nutzen. Was wirklich abzugsfähig ist, hängt immer auch vom Geschäftsmodell und Einzelfall ab. So können etwa auch Fahrten mit dem Privatfahrzeug oder das Warenlager zu Hause relevant sein. Sprechen wir einfach persönlich darüber. Das ist ohnehin schöner, als nur zu swipen und zu chatten.  

Unterschätzen Sie die «Einfache Buchhaltung» nicht 

Der Name lädt dazu ein, die einfache Buchhaltung locker zu sehen. So, wie viele auch auf Tinder nicht unbedingt nach dem nächsten Lebenspartner suchen, sondern eher nach etwas Lockerem. «Einfach» steht hier aber nicht für «leicht», sondern vor allem für «nicht doppelt».  

Auch wir sehen oft «Buchhaltungen», die wir auf Tinder sofort nach links wischen würden: Sie sind nicht sauber geführt, schwer lesbar oder enthalten nicht die wichtigsten Informationen. Mit den folgenden Tipps können Sie das vermeiden und sich selbst das Leben leichter machen. 

1. Belege ablegen und Ordnung halten – von Anfang an 

Auch bei der einfachen Buchhaltung gilt: Ohne Beleg kein Abzug. Sie müssen also alle Belege gut aufbewahren – und zwar 10 Jahre lang. Alles in einen Schuhkarton zu werfen, ist also definitiv keine gute Idee. Halten Sie von Anfang an Ordnung und legen Sie die Belege sorgfältig ab.  

Am besten speichern Sie alle Belege digital und mit sinnvoller Benennung ab, zum Beispiel nach dem Rechnungsdatum oder fortlaufend nummeriert. Gerade bei Belegen auf Thermopapier kann es sonst passieren, dass sie verblassen und nicht mehr lesbar sind. Von der Unordnung ganz zu schweigen. 

2. Das ganze Jahr über an die Steuer denken 

Alles digital abzulegen geht deutlich einfacher, wenn Sie sich regelmässig um die Ablage kümmern. Reservieren Sie also jeden Monat etwas Zeit für die Steuer. Auf zwölf kleine Häppchen aufgeteilt, lässt sich die Buchhaltung viel leichter verdauen. Und Sie wissen immer, wo Sie gerade stehen. 

Apropos: Auch Einzahlungen in die Sozialversicherung, also etwa AHV und IV, werden vom Einkommen abgezogen. Zu Beginn des Jahres fragt die Sozialversicherungsanstalt das voraussichtliche Jahreseinkommen ab und schickt dann Akonto-Rechnungen. Behalten Sie auch diese im Auge, denn Sie können eine zu niedrige oder zu optimistische Schätzung unterjährig korrigieren. So sparen Sie besonders bei höherem Einkommen die relativ hohen Verzugszinsen!

3. Die Mehrwertsteuer im Blick behalten  

Bis CHF 100'000 pro Jahr ist die einfache Buchhaltung besonders einfach, denn Sie müssen sich nicht um die Mehrwertsteuer kümmern. Überschreiten Sie diese Grenze, dann müssen Sie sich für das darauffolgende Jahr bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung für die Mehrwertsteuer registrieren. Das kann aber auch freiwillig sinnvoll sein, etwa um die Selbstständigkeit grösser wirken zu lassen oder um selbst Mehrwertsteuer bei den Ausgaben zu sparen. 

Jedenfalls muss die Mehrwertsteuer, wenn Sie pflichtig sind, unbedingt sauber ausgewiesen werden. Es muss also bei Ihren Einnahmen und Ausgaben ersichtlich sein, welcher MwSt.-Betrag abgeführt wurde. Übrigens: Mehrwertsteuer einzukassieren und sie dann nicht abzuführen, ist gar keine gute Idee! Denn ja, auch das hat schon jemand versucht. Sollten Sie sich jetzt angesprochen fühlen, wird es vielleicht Zeit für eine straflose Selbstanzeige. Und jedenfalls für eine Steuerberatung.   

4. Unsere Vorlage für die Einfache Buchhaltung nutzen 

Auch wenn sich «Milchbüechli» nett anhört, sollten Sie die einfache Buchhaltung nicht handschriftlich im Notizbuch führen. Am besten nutzen Sie eine Vorlage, die für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gemacht wurde. Wir stellen unseren Kunden gerne unser Template für eine einfache Buchführung zur Verfügung. Und natürlich unterstützen wir Sie dabei, es richtig zu befüllen. 

5. Das richtige Formular in der Steuererklärung ausfüllen 

Mit unserer Vorlage und etwas Sorgfalt, sollte die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung den perfekten Überblick über Ihre Buchhaltung bieten. Diese Informationen können Sie dann in die Steuererklärung übertragen. Oder Sie kümmern sich um Ihr Kerngeschäft und überlassen die Steuererklärung einfach uns. 

Im Kanton Zürich wird das zugehörige Formular übrigens «Hilfsblatt A für Selbstständigenerwerbende mit vereinfachter Buchführung» genannt. In anderen Kantonen heisst es oft anders, es funktioniert aber im Prinzip immer gleich.  

Glück in der Liebe, Planung und Übersicht bei der Steuer 

Auf der Suche nach der grossen Liebe können Singles schon mal die Hoffnung verlieren – schliesslich braucht es auch Glück, um den richtigen Menschen zu finden. Das Schöne an der Selbstständigkeit ist dagegen, dass Sie alles selbst in der Hand haben: auch die einfache Buchhaltung. Etwas Planung und Sorgfalt reichen, um Ihre Steuer (fast) zum Vergnügen zu machen. Die richtige Unterstützung haben Sie auch schon gefunden. Denn mit der taxum AG als Steuerberatung fühlt sich alles plötzlich leichter an, fast wie Verliebtsein.  

Und einfach so… ist die Buchhaltung so einfach, dass Sie mehr Zeit für die Liebe haben – oder für Ihr eigentliches Business.